مهارات الاتصال (الخطابات، الايميل، الهاتف)

التصنيف الرئيسي: إدارة المكاتب والبيانات | التخصص: إدارة الوثائق والبيانات

الوصف العام: يهدف برنامج "مهارات الاتصال (الخطابات، الإيميل، الهاتف)" إلى تطوير قدرات المشاركين في التواصل الفعّال عبر الوسائل المكتوبة والشفوية، مع التركيز على مهارات صياغة الخطابات الرسمية، إدارة البريد الإلكتروني،...

معلومات البرنامج:

• إدارة الوثائق والبيانات
• إدارة المكاتب والبيانات

أهداف الدورة

• تمكين المشاركين من تحسين مهارات الاتصال الكتابي والشفهي.
• تزويد المشاركين بالمعرفة اللازمة لصياغة خطابات واضحة ومهنية.
• تعليم المشاركين كيفية إدارة البريد الإلكتروني بفعالية.
• تمكين المشاركين من تطوير مهارات التواصل الهاتفي البناء.
• مساعدة المشاركين على التعامل مع التحديات أثناء التواصل وتحقيق نتائج إيجابية.

الخطة التدريبية التفصيلية

المحور الأول: قواعد ومبادئ الاتصال الفعّال

• مفهوم الاتصال وأنواعه.
• العناصر الأساسية لعملية الاتصال.
• معوقات الاتصال وكيفية التغلب عليها.
• أهمية الاستماع الفعّال.
• تطوير مهارات التعبير الواضح والمقنع.

المحور الثاني: صياغة الخطابات الرسمية

• أنواع الخطابات الرسمية واستخداماتها.
• هيكل الخطاب الرسمي ومكوناته.
• استخدام اللغة الرسمية والمهنية.
• كتابة رسائل الشكر والاعتذار والإعلام.
• مراجعة وتحرير الخطابات لتحسين الجودة.

المحور الثالث: إدارة البريد الإلكتروني بكفاءة

• إعداد البريد الإلكتروني وتنظيمه.
• كتابة رسائل البريد الإلكتروني المهنية.
• إدارة الردود والمتابعات.
• استخدام أدوات تصنيف وفرز البريد الإلكتروني.
• التعامل مع البريد غير المرغوب فيه (SPAM) وتأمين البريد.

المحور الرابع: مهارات الاتصال الهاتفي

• تحضير المكالمة والتخطيط لها.
• استخدام نبرة الصوت ولغة الجسد الهاتفية.
• التعامل مع المكالمات الواردة والصادرة.
• حل المشكلات والتعامل مع العملاء عبر الهاتف.
• تسجيل وتوثيق المكالمات الهاتفية.

المحور الخامس: التعامل مع المواقف الصعبة أثناء الاتصال

• تحديد أنواع المواقف الصعبة.
• تقنيات إدارة الغضب والانفعالات.
• استخدام مهارات التهدئة والإقناع.
• التواصل الفعّال مع العملاء والزملاء الصعبين.
• تحويل المواقف السلبية إلى فرص إيجابية.