إجراءات المكتب الإداري
التصنيف الرئيسي: التطوير الإداري | التخصص: الإدارة والاستراتيجية
الوصف العام: تهدف هذه الدورة إلى تعليم المشاركين كيفية إنشاء وتطوير دليل إجراءات إداري شامل، يضمن استمرارية العمل، وتحسين الإنتاجية، وتعزيز التنسيق بين فرق العمل
معلومات البرنامج:
- الإدارة والاستراتيجية
- التطوير الإداري
أهداف الدورة
- فهم أهمية وجود إجراءات مكتبية لضمان استمرارية الأعمال
- تعلم كيفية إعداد دليل إداري شامل باستخدام الأدوات المنهجية
- تنظيم وتوثيق السياسات والإجراءات اليومية بفعالية
- تعزيز التعاون والشفافية بين الموظفين من خلال دليل موحد
- التعامل مع التحديثات وحفظ المعلومات السرية بأمان
الخطة التدريبية التفصيلية
لماذا يحتاج مكتبك إلى إجراءات إدارية؟
- استمرارية الأعمال
- التخطيط للخلافة
- متطلبات التدقيق الداخلي والخارجي
- التخطيط للتعافي
- دراسة حالة
- أسئلة مراجعة الوحدة الأولى
جمع الأدوات المناسبة
- المجلد التنظيمي
- فواصل الأقسام
- أغلفة حماية الأوراق
- مجلدات مغلفة بالكامل
- دراسة حالة
- أسئلة مراجعة الوحدة الثانية
تحديد الإجراءات التي يجب تضمينها
- تتبع المهام اليومية
- التواصل مع الموظفين الآخرين للحصول على الأفكار والملاحظات
- كتابة المهام اليومية
- استخدام جداول البيانات لتتبع المهام
- دراسة حالة
- أسئلة مراجعة الوحدة الثالثة
أهم خمس إجراءات لتسجيلها
- استخدام قالب لضمان الاتساق بين المسارات المختلفة
- تفصيل الإجراءات قدر الإمكان
- استخدام النقاط بدلًا من الفقرات
- اختبار الإجراء من خلال تنفيذه بواسطة شخص آخر
- دراسة حالة
- أسئلة مراجعة الوحدة الرابعة
ما الذي يجب تضمينه في المجلد
- آداب الهاتف
- كتابة الأعمال
- إدارة الوقت بشكل فعال
- ترتيبات الاجتماعات
- دراسة حالة
- أسئلة مراجعة الوحدة الخامسة
ما الذي يجب تضمينه في المجلد
- سياسة الغياب
- الاستراحات
- الرواتب
- المزايا
- دراسة حالة
- أسئلة مراجعة الوحدة السادسة
تنظيم المجلد
- إنشاء جدول محتويات
- إدراج كل قسم (مثل المحاسبة)
- إدراج الإجراءات ضمن كل قسم
- تحديث المجلد بأي تغييرات جديدة
- دراسة حالة
- أسئلة مراجعة الوحدة السابعة
ما الذي لا يجب تضمينه في دليل الإجراء
- كلمات المرور
- تحديد المعلومات السرية الأخرى بالتشاور مع صاحب العمل
- تخزين المعلومات في مجلد منفصل خارج الدليل
- العثور على موقع آمن للتخزين
- دراسة حالة
- أسئلة مراجعة الوحدة الثامنة
مشاركة دليل الإجراءات
- المسؤول لمراجعته/تقديم الدليل للمدير
- إعلام موظفي المكتب بوجود دليل الإجراءات
- وضع الدليل في مكان مرئي
- السماح للموظفين بتقديم اقتراحات للتحسينات إذا لزم الأمر
- دراسة حالة
- أسئلة مراجعة الوحدة التاسعة
تنفيذ الدليل بنجاح
- ندوة لمدة ساعة للموظفين/إنشاء اجتماع
- الحفاظ على الاتساق في الإجراءات
- إعلام الموظفين بأي تغييرات جديدة
- الانفتاح على التحسينات
- دراسة حالة
- أسئلة مراجعة الوحدة العاشرة
الختام
- كلمات من الحكماء
- مراجعة المواضيع المعلقة
- الدروس المستفادة
- إتمام خطط العمل والتقييمات