أفضل الممارسات في إدارة الإجتماعات

 غالبا ما تعتمد العمليات المتبعة في إدارة الإجتماعات على نوعية الإجتماع، على سبيل المثال، اجتماع الموظفين، واجتماعات التخطيط ، اجتماعات التعامل مع المشاكل والتحديات، وما إلى ذلك،،،وبالرغم من ذلك هنالك بعض الأساسيات والأنشطة التي قد تكون مشتركة بين جميع الأنواع المختلفة من الاجتماعات.

من هذه الأنشطة:

 

 اختيار المشاركين

  •  قرارك حول من يحضر الإجتماع مبني على الهدف المراد إنجازه من هذا الإجتماع، وستندهش في الإجتماعات المفاجئة من العدد الذي يحضر بدون أن يكون له حق الحضور.
  • استشر من حولك لمعرفة من يحضر الإجتماع، ولا تعتمد في ذلك على تقديرك فقط.
  • عند دعوة المعنيين، أبلغهم بالغرض من حضورهم، ولماذا هو مهم. 
  • أتبع دعوتك للإجتماع بإشعار، توضح فيه الغرض من الإجتماع، متى سيعقد؟، أين سيعقد؟، قائمة المشاركين في الإجتماع، ومسؤول التواصل لشرح أي تفاصيل أو استفسارات.
  • أرفق مع الإشعار نسخة من جدول أعمال الإجتماع.
  • عين شخصا تكون مهمته تسجيل كل الإجراءات الهامة ، والمهام الموكلة، وتواريخ الإستحقاق لكل مهمة، واحرص على أن يوزعها بعد الإجتماع.

 

جداول الأعمال

  •  احرص على أن يكون جدول أعمال الإجتماع في متناول جميع المشاركين الرئيسيين في الإجتماع.
  • تأكد من أن جدول الأعمال يشير إلى النتجية المراد الوصول إليها في الإجتماع، والأنشطة التي تحتاجها للوصول إلى هذه النتائج.
  • اعمل على ربط بعض هذه الأنشطة بالمشاركين، لتضمن حضورهم المبكر ، وتفاعلهم خلال الإجتماع.
  • بجانب كل موضوع رئيسي في جدول الأعمال، حدد نوع العمل المطلوب، والنتائج المرادة منه، والوقت المتوقع لإنجازه.
  • احصل على تأكيد المشاركين بالإلتزام بجدول الأعمال.
  • قم بتسمية كل حدث واجتماع، لربط المشاركين بالفكرة الرئيسية في الإجتماع. لابأس أن تدعوا الآخرين للمشاركة في هذه التسمية لشحذ الأذهان حول موضوع الإجتماع.

  

إفتتاح الإجتماعات

  • إبدأ إجتماعك في الوقت المحدد. إن ذلك سوف يظهر الإحترام لأولئك الذين حضروا في الموعد، وينبه المتأخرين إلى أهمية الموعد المجدول.
  • رحب بمن حضر ، واشكرهم على الوقت الذي استقطعوه لحضور الإجتماع.
  • استعرض جدول الأعمال في بداية كل اجتماع، وامنح المشاركين فرصة لفهم جميع الموضوعات الرئيسية المقترحة، أو تغييرها.
  • لاحظ و كن متكيفا مع مستويات الطاقة للمشاركين في الإجتماع.
  • وضح للحضور دورك الخاص في الإجتماع.

 

سياسات وقواعد الاجتماعات

  • من الجميل أن يكون لديك سياسات عامة تستخدمها في كل الإجتماعات، بحيث تضمن هذه السياسات و القواعد الأساسية عقد اجتماع ناجح.
  • من هذه القواعد: المشاركة من قِبل الحضور، التركيز خلال الإجتماع، الحفاظ على الزخم، إقفال المواضيع. قد تحتاج إلى السرية في بعض الإجتماعات.
  • تأكد من وجود وذكر هذه السياسات في جدول الأعمال.
  • عند حضور مشاركين جدد لم يعتادوا حضور الإجتماعات الخاصة بك، قم بعرض هذه السياسات وراجعها معهم.

 

إدارة الوقت

  • واحدة من المهام الأكثر صعوبة هو عملية إدارة الوقت. الوقت محدود، والمهام كثيرة، وهنا يأتي التحدي الأكبر في الإنتهاء من هذه المهام في هذا الوقت المحدد مع الحفاظ على الزخم خلال الإجتماع.
  • اطلب من المشاركين في الإجتماع مساعدتك في مراقبة وقت جدول الأعمال.
  • إذا لم يسعفك الوقت لإنهاء أحد مواضيع جدول الأعمال، قم بعرض الأمر على المشاركين لإتخاذ القرار المناسب.

 

عمليات تقييم عملية اجتماع

  • ستفاجأ في كثير من الأحيان بأن الحضور يشتكون من كون الإجتماع مضيعة للوقت. غالبا مثل هذه الشكاوى لا تأتي إلا بعد إنتهاء الإجتماع.
  • إحرص على معرفة آراء وملاحظات الحضور خلال الإجتماع، ليتسنى لك تحسين العملية على الفور.
  • تقييم اللقاء فقط في نهاية الاجتماع سيكون متأخرا جدا لفعل أي شيء حيال ردود الفعل المشاركين.
  • قم بإجراء مسح لآراء الحضور ومدى رضاءهم عن عملية الإجتماع من فترة إلى أخرى (كل ساعة/ساعتين مثلا).

 

تقييم الاجتماع العام

  • احرص على أن تكون الدقائق الخمس الأخيرة في جدول الأعمال لتقييم عملية ومسار الإجتماع. لا تقم أبدا بحذفها من الجدول.
  • ليقم كل مشارك في الإجتماع بإعطاء درجة عن مدى جودة الإجتماع من 1 إلى 5- 5 كأعلى درجة- ويفسر  لماذا وضع هذه الدرجة. 

 

إنهاء الإجتماعات

  • قم بإنهاء الإجتماع بالوقت المحدد حسب جدول الأعمال.
  • قم بإنهاء الإجتماع بالأمور الإيجابية.
  • في نهاية الاجتماع، قم بمراجعة الإجراءات والمهام، وحدد الوقت للاجتماع القادم،  واطلب من كل شخص تأكيد إلتزامه بالحضور.
  • ذكِّر الحضور أن محضر الإجتماع و الإجراءات سيتم إرسالها لكل قائمة المشاركين خلال الأسبوع. سوف يساعد هذا الأمر على ابقاء الزخم بين المشاركين.
عربية