سكرتير تنفيذي

العنوان: 
استنبول - تركيا
الادارة: 
الإدارة التنفيذية
المدير المباشر: 
المدير التنفيذي

 

 

وصف مختصر

هو المسئول الأول عن القيام بأعمال السكرتارية والمتابعة في مكتب المدير التنفيذي وتنظيم وتسهيل كافة الأمور الإدارية للمدير التنفيذي بكفاءة عالية و تقديم اعمال السكرتارية والاعمال الكتابية والادارية للشركة ودعمها من اجل ضمان توفير الخدمات بكفاءة وبطريقة فعالة وتوفير الدعم الاداري الي الادارة من خلال اجراء و تنظيم الواجبات الادارية والانشطة بما في ذلك تلقي ومعالجة المعلومات .    

 

المهام الرئيسية

  • تنظيم مواعيد المدير التنفيذي سواء كانت داخلية أو خارجية.
  • تنسيق الاجتماعات وتوجيه الدعوات للمشاركين وتحضير أجندات العمل ومحاضر الاجتماعات ومتابعتها.
  • إعداد جدول الأعمال وتقديم الترتيبات اللازمة لاجتماعات مجلس الإدارة والموظفين.
  • ينظم وينسق الاجتماعات والمؤتمرات وترتيبات السفر وغيرها.
  • طباعة المراسلات والتقارير الخاصة بالمدير التنفيذي.
  • إعداد الردود على المراسلات التي تحتوي علي الاستفسار ات الروتينية .
  • استقبال البريد العادي والإلكتروني وعرضه على المدير التنفيذي.
  • إعداد و كتابة التقارير و أرشفتها .
  • طباعة وتنسيق النصوص باستخدام MS Word.
  • الاجابة علي الاستفسارات الهاتفية والتعامل معها بطريقة سليمة.
  • تنظيم الملفات والمحافظة على وثائق وسجلات وتقارير الشركة .
  • التنظيم الفني للملفات ( التصنيف، الترميز، إعداد الفهارس اللازمة للاسترجاع).
  • إجراء الاتصالات الخاصة بالعمل والرد على جميع المكالمات الهاتفية الخاصة بالشركة .
  • التخطيط والتنظيم والإشراف على أعمال المكتب. 
  • إعداد العروض التقديمية باستخدام برنامج باوربوينت.
  • إعداد قوائم البيانات باستخدام برنامج الأكسس.
  • القيام بعمليات محاسبية بسيطة
  • القيام بأعمال العلاقات العامة ( الاستقبال، المراسم، البروتوكول) في مجال العلاقات العامة.
  • الترحيب بالعملاء وتحديد ما اذا كان ينبغي ان تساعدهم في الوصول إلى أفراد معينين. 
  • كتابة تقارير احترافية عن البرامج التدريبية مزودة بالصور والفيديو .
  • يؤدي واجبات اخرى ذات صلة بما يكلف به.

 

المهارات المطلوبة لشاغر المهمة

  • استخدام الانترنت والكمبيوتر بمهارة عالية.
  • مهارات الاتصال مع الآخرين.
  • إدارة الاجتماعات.
  • إدارة الوقت 
  • إصدار الأحكام وحل المشكلات
  • تحمل التوتر والاجهاد 
  • القدرة على تحمل ضغوط العمل.

 

الصفات الشخصية المطلوبة لشاغر الوظيفة

  • المصداقية والأمانة.
  • متحدث لبق و اجتماعي.
  • الذكاء.
  • سرعة التصرف في المواقف الطارئة. 

 

المؤهلات / الشهادات:

دبلوم أو شهادة جامعية في مجال العلوم الإدارية

الخبرة:

على الأقل سنتين في مجال التدريب

يرجى ارسال السيرة الذاتية على الايميل jobs@ivorytraining.com